Automatyzacja zapytań ofertowych RFQ (Request for Quotation) obejmuje przygotowanie zakresu, dobór dostawców i obsługę odpowiedzi. VendorIQ wykorzystuje AI do odczytu danych i tworzenia propozycji. Użytkownik zatwierdza odbiorców, wysyłkę oraz późniejszą decyzję zakupową.
Jak przebiega proces w VendorIQ?
- BOM trafia do projektu. System odczytuje listę materiałową z wiadomości lub przesłanego pliku. Pokazuje pozycje oraz dane wymagające uzupełnienia — brakujące pozycje widzisz w zakładce BOM i uzupełniasz na miejscu. Nie wymyśla brakujących numerów części ani ilości. Jeśli wiadomość nie zawierała pełnego BOM, po uzupełnieniu sam zatwierdzasz jego kompletność.
- Wybierasz źródła dostawców. Domyślnie działa wspólna baza firmy. Dla konkretnego projektu możesz włączyć dodatkowo bazę VendorIQ.
- Sprawdzasz podgląd doboru. Zobaczysz dostawcę, źródło, obsługiwane pozycje BOM, powód dopasowania i braki. Zatwierdzenie listy tworzy szkice zapytań.
- Zatwierdzasz wysyłkę. Przed wysłaniem sprawdzasz odbiorców, zakres BOM, liczbę wiadomości i termin odpowiedzi. Włączenie katalogu lub utworzenie szkiców nie jest zgodą na wysyłkę.
- Porównujesz odpowiedzi i podejmujesz decyzję. Oferty trafiają do projektu. VendorIQ wskazuje braki i przygotowuje rekomendację. Projekt zamówienia powstaje z zaakceptowanych ofert.
Na każdym etapie projekt pokazuje jeden następny krok: co zrobić, gdzie i co będzie potem. Gdy coś wstrzymuje proces — brakująca pozycja, zamiennik do decyzji albo nieudana wysyłka — przycisk prowadzi prosto do miejsca, w którym to rozstrzygniesz.
Baza firmy i baza VendorIQ — jak współpracują?
Baza firmy zawiera dostawców, z którymi pracuje Twój zespół, wraz z własnymi kontaktami, notatkami i preferencjami. Baza VendorIQ jest dodatkowym katalogiem. Możesz go uwzględnić w jednym projekcie i pozostawić wyłączony w innym.
Przy doborze system bierze pod uwagę włączone źródła, gotowość wpisu i zakres dostaw. Rekordy wymagające weryfikacji nie uczestniczą w doborze. Aktualizacja katalogu zachowuje własne dane firmy, a blokada dostawcy obowiązuje niezależnie od źródła.
Gdy ten sam dostawca występuje w obu bazach jako jedna zweryfikowana tożsamość, jego pozycje trafiają do jednego szkicu. Firmy nie są scalane tylko dlatego, że mają podobną nazwę lub wspólny e-mail.
Obecność w katalogu oznacza źródło danych do doboru, a nie gwarancję stanów magazynowych, ceny czy terminu. Te warunki potwierdza odpowiedź dostawcy.
Przykład demonstracyjny
Jedna lista materiałowa, różne zakresy dostaw.
Załóżmy, że BOM obejmuje czujniki, zasilacze i obudowy. Dostawca A z bazy firmy obsługuje czujniki i zasilacze, a dostawca B z dodatkowego katalogu — obudowy.
- W podglądzie widzisz obie firmy, przypisane pozycje i uzasadnienie doboru.
- Po zatwierdzeniu powstają dwa szkice, z właściwym zakresem dla każdego dostawcy.
- Przed wysyłką sprawdzasz adresy i termin odpowiedzi, a następnie zatwierdzasz wiadomości.
- Jeżeli dostawca nie został dopasowany do części BOM, brak pozostaje widoczny do uzupełnienia.
To scenariusz ilustrujący działanie procesu, nie opis projektu klienta.
Co dzieje się po zmianie źródeł lub danych?
Zmiana źródeł unieważnia niezatwierdzony podgląd doboru. Zmiany danych wpływających na dopasowanie wymagają odświeżenia podglądu przed jego zatwierdzeniem. Dzięki temu decyzja nie opiera się na nieaktualnej liście.
Jeśli zatwierdzona wysyłka czeka już w kolejce, zmiana źródeł jest zablokowana. Wysłane wiadomości i ich historia pozostają powiązane z pierwotnymi danymi. Akceptacja zamiennika i wysłanie zamówienia nadal wymagają decyzji użytkownika.
Co przygotować do prezentacji i pilotażu?
Wystarczy opisać jeden typowy zakup: skąd przychodzi lista materiałowa, ilu dostawców pytasz, w jakich formatach otrzymujesz oferty i kto zatwierdza zamówienie. Na pierwszej rozmowie możemy użyć danych demonstracyjnych.
Przed użyciem danych firmowych ustalamy integrację poczty, uprawnienia, sposób przetwarzania danych i zakres wdrożenia. Koszt pilotażu zależy od uzgodnionego zakresu; nie zakładamy gotowej integracji z każdym systemem ERP lub każdą skrzynką.
Wynik warto oceniać przez czas przygotowania zapytań i porównania, liczbę ręcznych poprawek oraz kompletność historii decyzji. Kalkulator pokazuje scenariusz wartości, który należy zweryfikować na własnych danych.